Sistema administrativo vs sistema contable

Esta semana tuvimos un problema por atender de un nuevo cliente. Y al entender el problema creemos conveniente escribir acerca del tema.

Déjenme explicar, la compañía instala pisos a nivel nacional, son acabados finos y usan materiales de muy alto costo y calidad. La compañía ha crecido de manera importante en los últimos ejercicios.

Al entender la operación de la compañía, esta se basa solo en el cobro y pago con base a los flujos de efectivo. Hoy se ven en la necesidad de usar la información financiera, mientras el departamento de contabilidad de dicho cliente no tiene control de las cifras. Al ver el resultado de contabilidad de dichas cifras no son reales, no son confiables y tienen desviaciones importantes.

En algunos rubros, la compañía cruza información contable con un paquete administrativo de las áreas operativas como son cuentas por cobrar, inventarios y cuentas por pagar. Ningún rubro coincide y tienen las cifras con montos elevados y no se confía en la veracidad.

Para poder revertir todas estas incidencias nuestra estrategia fue:

1. Identificar procesos.
2. Identificar los controles.
3. Identificar a los dueños de los procesos.
4. Identificar que los controles existan y sean funcionales.
5. La contabilidad tendrá integraciones en cada rubro financiero.
6. Conciliar contabilidad con la documentación y con los responsables.
7. Reuniones con los responsables para que aprueben el saldo final.
8. Entregar nuestra carta de resultados.

Comento todo esto, ya que es un proyecto que cobraremos, y tiene un costo financiero. Pero este daño financiero no es nuestra paga.

1. El pago de sueldos de los encargados en los procesos que no hicieron su trabajo (GASTO).
2. El costo de las transacciones no cobradas (GASTO).
3. El costo de transacciones no pagadas y ahora tienen recargos (GASTO).
4. El costo de volver a capturar contabilidad y calcular impuestos (GASTO).
5. Si debe correr empleados, dejaron hacer antigüedad y cuesta más dar las bajas necesarias (GASTO).
6. La inversión de los sistemas tecnológicos no serán recuperables por el momento.