La nómina es una parte integral de las operaciones de una empresa; en el caso de las compañías de servicios, al contrario de las de manufactura, la nómina es el costo de ventas y representa el costo más importante de la empresa. Son muchos los interesados en que el proceso de nómina tenga precisión y exactitud, principalmente, los propios trabajadores, los diferentes dueños de los procesos de las empresas, tales como departamentos de recursos humanos, departamentos de contabilidad, finanzas, costos, etc. También es importante la precisión de los cálculos de nómina para cumplir con obligaciones en términos de retenciones de Impuesto Sobre la Renta, cuotas de Seguridad Social e inclusive las tesorerías estatales para el pago del Impuesto Sobre Nómina estatal. Todos estos factores juegan un papel muy importante en porqué la nómina debe ser precisa.

Determinación de proporciones de pago (gravadas o integrables)

La Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR) establece las condiciones que deben seguirse para que una percepción se considere gravada o exenta y muchas de ellas tienen un tope mínimo, por ejemplo, X días de salario mínimo general. Por su parte las Leyes del Seguro Social (LSS) establecen criterios específicos para la integración de las percepciones al Salario Diario; todas estas regulaciones son de aplicación estricta y, en los últimos años, ya hay criterios para la homologación de la parte gravable del salario para efectos del ISR con el SDI. El incumplimiento de las leyes puede resultar en que el empleador pague al empleado los salarios atrasados, daños y perjuicios, multas, actualizaciones y recargos por incumplimiento.

Cumplimiento de retención

La SHCP, a través del SAT, obliga a los empleadores a que realicen la retención del ISR; adicionalmente, el Seguro Social y el INFONAVIT obligan a los empleadores a realizar retenciones de cuotas obreras y créditos de vivienda; de esta forma, las retenciones se pagan mensual o bimestralmente y el empleador es un obligado solidario de las retenciones realizadas. El incumplimiento en el pago de las retenciones, es una falta grave y puede ocasionar multas, actualizaciones y recargos.

Declaración de del impuesto sobre la renta

Otra razón clave por la que la nómina debe ser precisa es que los empleadores y algunos empleados están obligados a presentar su declaración de impuestos con el gobierno federal. Cuando el empleado presenta su declaración de la renta, podría utilizar algunas deducciones personales e incluso recibir un reembolso. Si el empleador reporta los salarios y los impuestos del empleado erróneamente, puede dar lugar a problemas cuando el empleado presente su declaración de impuestos.

Consideraciones

Como podemos observar, existen múltiples condiciones que obligan a que la nómina sea exacta y precisa y para ella, las empresas deben contar con un Software que contribuya a minimizar el riesgo de error y que permita controlar toda la información que se ha mencionado, que genere información precisa, veraz y oportuna que sirva para el cumplimiento de las obligaciones de la empresa.

El módulo AccelNom de SIGEIN es una potente herramienta que apoya a las empresas a tener la seguridad de que no tendrán problemas de cálculo, de determinación de percepciones exentas y gravadas, de percepciones que se integran o no al salario. Con esta herramienta, las empresas pueden generar la información necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones y tener la certeza de que la mecánica de cálculo es la adecuada y cumple con las leyes que regulan las percepciones de los empleados.

El personal de SIGEIN está para apoyarle en relación con el funcionamiento del módulo AccelNom, para que tenga certeza y precisión en la determinación de su nómina.

Para mayor información sobre este tema puedes escribirnos a nuestro correo, oscar@global-consultores.mx

Es un dicho común que la costumbre se hace ley y, en el tema relativo a sueldos y salarios ese dicho es particularmente cierto. Existe una problemática común en cuanto a la forma correcta de determinar un salario diario porque, normalmente, las empresas pretenden empatar el año calendario con los periodos de pago y, cuando esos periodos de pago son quincenales las empresas se enfrentan a un asunto importante: ¿Cuántos son los días del periodo para el correcto pago de la nómina?

Esta pregunta ha llevado a muchas interpretaciones en cuando a lo “justo” o injusto de pagar quince días, independientemente de que la quincena tenga 13, 14, 15 o 16 días… además, en cuestiones de nóminas sindicales, viene además el tema de la justicia de pagar los 365 días al año.

La forma que las empresas han encontrado para resolver este tema en sus nóminas, ha sido dividir el sueldo mensual entre 30.4 “días” para poder determinar el salario real diario; sin embargo, si hacemos un análisis detallado de la legislación aplicable, podemos encontrar una guía más adecuada para determinar el salario diario de cada empleado.

Iniciemos con nuestro análisis de las diferentes leyes aplicables a la materia:

Ley Federal del Trabajo (LFT)

En el Capítulo V “Salario” de la LFT, específicamente en el artículo 89 tercer párrafo, se indica la manera en cómo se debe determinar el salario diario: Cuando el salario se fije por semana o por mes, se dividirá entre siete o entre treinta, según el caso, para determinar el salario diario.

Asimismo el artículo 88 de la LFT establece que: Los plazos para el pago del salario nunca podrán ser mayores de una semana para las personas que desempeñan un trabajo material y de quince días para los demás trabajadores.

Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) y Reglamento del Impuesto Sobre la Renta (RISR)

La LISR, en el Capítulo I “De Los Ingresos Por Salarios Y En General Por La Prestación De Un Servicio Personal Subordinado” del Título IV “De Las Personas Físicas”, en su artículo 96 primer párrafo menciona: Quienes hagan pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo están obligados a efectuar retenciones y enteros mensuales que tendrán el carácter de pagos provisionales a cuenta del impuesto anual.

Y agrega en su segundo párrafo: La retención se calculará aplicando a la totalidad de los ingresos obtenidos en un mes de calendario,

Por su parte, el RLISR 176 en su artículo indica que: Las personas obligadas a efectuar retenciones en términos del artículo 96 .cuando hagan pagos que comprendan un periodo …quince días, podrán optar por efectuar la retención de acuerdo con lo establecido en dicho artículo, o bien, aplicando a la totalidad de los ingresos percibidos en el periodo de que se trate, la tarifa del artículo mencionado, calculada en semanas, decenas o quincenas, según corresponda, que para tal efecto publique en el Diario Oficial de la Federación el SAT.

Es importante mencionar lo normado por la LISR y su reglamento, ya que aquí se indica claramente que no existen periodos de 15.2 o de 30.4, y que cualquier cálculo se debe hacer conforme a las tarifas publicadas por el SAT.

Ley del Seguro Social LSS

Por su parte la LSS en su capítulo II “De Las Bases De Cotizacion Y De Las Cuotas“, establece en su artículo 27 que “El salario base de cotización se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria…”

Asimismo, el artículo 29 indica que: Para determinar la forma de cotización se aplicarán las siguientes reglas:

30. El mes natural será el período de pago de cuotas; (Nota: no periodos de 30.4)
31. Para fijar el salario diario en caso de que se pague por semana, quincena o mes, se dividirá la remuneración correspondiente entre siete, quince o treinta respectivamente.… (Nota: no periodos de 15.2 o 30.4)

III. …

Otro aspecto a considerar (tratándose de ausencias o faltas) es el mencionado en el artículo 31 de la LSS, que dice: Cuando por ausencias del trabajador a sus labores no se paguen salarios, pero subsista la relación laboral, la cotización mensual se ajustará a las reglas siguientes:

30. Si las ausencias del trabajador son por períodos menores de ocho días consecutivos o interrumpidos, se cotizará y pagará por dichos períodos únicamente en el seguro de enfermedades y maternidad. … Para este efecto el número de días de cada mes se obtendrá restando del total de días que contenga el período de cuotas de que se trate, el número de ausencias sin pago de salario correspondiente al mismo período. (Nota: Habla de número de días de cada mes, no meses de 30.4)

Si las ausencias del trabajador son por períodos de ocho días consecutivos o mayores, el patrón quedará liberado del pago de las cuotas obrero patronales, siempre y cuando proceda en los términos del artículo 37;

De igual manera, el artículo 39 indica que :Las cuotas obrero patronales se causan por mensualidades vencidas y el patrón está obligado a determinar sus importes en los formatos impresos o usando el programa informático, autorizado por el Instituto. 

La importancia de este artículo 39 radica en que las cuotas del IMSS se causan por mensualidades vencidas, y el determinar periodos de 30.4, genera que ninguna mensualidad vencida se determina correctamente, ya que en los meses de 31 días, se va a pagar de menos con relación a lo registrado en la nómina y en los otros meses se pague de más.

No existen ajustes anuales en lo que corresponde al Seguro Social, lo que implica que cuando se haga auditoría, se paguen diferencias con actualizaciones y recargos, y corriendo el riesgo de pagar hasta multas por la determinación errónea de los días cotizados en la nómina versus lo determinado en el programa informático del IMSS (SUA)

Conclusión

Las leyes en la materia establecen que se deben determinar sueldos diarios con base en 7, quince o 30 días, nunca 30.4 días porque eso genera diferencias importantes.

Es importante mencionar que en lo que respecta a la LISR, la propia Ley establece en su artículo 97 la obligación de realizar un cálculo anual, (aplicando una tarifa anual), situación que puede generar diferencias y que la misma autoridad reconoce en el cuarto párrafo del artículo citado, dónde dice: La diferencia que resulte a cargo del contribuyente … La diferencia que resulte a favor del contribuyente …

Nuestra conclusión es que una nómina correctamente calculada parte de la base de que se determine el salario sobre 30 días y no sobre 30.4, para determinar cálculos y contribuciones adecuadas. En ese sentido, es importante que cada empresa revise adecuadamente su determinación de salarios y su efecto en las diferentes contribuciones y cuotas obrero-patronales para evitar actualizaciones y recargos, así como pagos incorrectos a los trabajadores.

Para mayor información sobre este tema puedes escribirnos a nuestro correo, oscar@global-consultores.mx

Reseña

En este artículo hablaremos acerca de la importancia de incluir controles detectivos y controles correctivos en nuestro proceso de nómina.

Antecedentes

Es muy común escuchar historias en las que los procesos de nóminas se ven manchados por situaciones de fraude, abuso de confianza o empleados descontentos; esto se presenta, principalmente, por que se conjugan las diferentes puntas del tríangulo del fraude que se muestra en la siguiente figura:

Como se puede observar, los motivos personales (presiones económicas) en conjunción con la oportunidad (una inadecuada segregación de funciones) y la justificación (- “Me lo merezco porque soy el empleado que más trabaja”), llevan a situaciones de fraude en el proceso de nóminas.

Estableciendo controles

La forma más sencilla de evitar estas situaciones incómodas en nuestras empresas y en nuestro proceso de nóminas, es establecer controles que ayuden a prevenir, detectar y mitigar las posibles situaciones. Desde luego, hay cosas que están fuera de nuestro control, por ejemplo, los motivos personales de nuestros empleados; sin embargo, la oportunidad y la justificación si es algo que podemos mitigar.

Mitigar la oportunidad

La oportunidad es una situación que sí podemos controlar; es algo que depende enteramente de nosotros, del entorno que propiciamos, de las condiciones que establecemos en nuestras empresas y de la confianza (en ocasiones excesiva) que otorgamos a algunos empleados encargados de los procesos de nóminas.

La oportunidad se puede mitigar, en ocasiones, hasta dentro de los mismos sistemas en los que establecemos roles y usuarios y otorgamos permisos a los diferentes empleados a determinados módulos; la forma más común y sencilla de mitigar la oportunidad es estableciendo una adecuada segregación de funciones.

La segregación de funciones es un método que usan las organizaciones para separar las responsabilidades de las diversas actividades que intervienen en los procesos de la entidad, incluyendo la autorización y registro de transacciones así como mantener la custodia de activos. Como resultado, una segregación de funciones o inapropiada puede representar un aspecto importante para las organizaciones originando debilidades materiales o deficiencias significativas en los controles internos. Esto es porque dichas deficiencias pueden resultar en una mayor posibilidad de fraude, errores, o irregularidades en los procesos, en el procesamiento de transacciones y en reportes financieros. Una segregación adecuada de funciones reduce la probabilidad que los errores, sean intencionales o involuntarios, no sean detectados. Asimismo, puede brindar asistencia en la protección de los activos de la organización (Artículo “Segregación de Funciones, emitido por la firma KPMG Cárdenas Dosal, S.C.)

Sin embargo, si los controles preventivos fallan, existen los controles detectivos que nos pueden ayudar a identificar si hay situaciones irregulares en nuestras compañías.

Mitigar la justificación

Este es un proceso más complicado y subjetivo; sin embargo, esto es algo que se logra a través de la cultura organizacional. La mayoría de las veces la justificación de una mala acción se presenta cuando hay descontento en nuestros empleados por salario, carga de trabajo, falta de vacaciones, un mal ambiente de trabajo. Estas situaciones podemos detectarlas en los procesos de evaluación del clima laboral y debemos estar muy atentos a las respuestas pues ellas nos pueden dar indicios de dónde debemos enfocar nuestros esfuerzos para prevenir, detectar y mitigar riesgos en nuestros procesos de nómina.

Algunos consejos

Siempre es bueno tomarse un tiempo para evaluar a conciencia nuestros procesos internos con el objeto de identificar riesgos y establecer controles. Una adecuada segregación de funciones, puede evitarnos dolores de cabeza y pérdidas a largo plazo.

Contar con las herramientas adecuadas, tales como sistemas robustos, podemos apoyar al proceso de establecer controles que ayuden a mitigar los riesgos en nuestras empresas; el establecimiento de roles y usuarios en los sistemas contribuye a lograr una perfecta armonía en las actividades de cada departamento.

Contar con asesores externos en las áreas, nos puede ayudar a identificar de qué forma detectar y minimizar riesgos en nuestros procesos.

Conclusión

Establecer controles en nuestras empresas puede ayudarnos a prevenir un trago amargo en aquellos casos en los que el triangulo del fraude esté presente. Contar con sistemas adecuados nos ayudará a identificar situaciones de riesgo (por ejemplo, una evaluación de clima laboral o un sistema de nómina que sea robusto), estas herramientas, en conjunto con otros controles son los medios adecuados para prevenir, identificar y mitigar abusos de confianza y fraudes en nuestras empresas.

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