Esta semana tuvimos un problema por atender de un nuevo cliente. Y al entender el problema creemos conveniente escribir acerca del tema.

Déjenme explicar, la compañía instala pisos a nivel nacional, son acabados finos y usan materiales de muy alto costo y calidad. La compañía ha crecido de manera importante en los últimos ejercicios.

Al entender la operación de la compañía, esta se basa solo en el cobro y pago con base a los flujos de efectivo. Hoy se ven en la necesidad de usar la información financiera, mientras el departamento de contabilidad de dicho cliente no tiene control de las cifras. Al ver el resultado de contabilidad de dichas cifras no son reales, no son confiables y tienen desviaciones importantes.

En algunos rubros, la compañía cruza información contable con un paquete administrativo de las áreas operativas como son cuentas por cobrar, inventarios y cuentas por pagar. Ningún rubro coincide y tienen las cifras con montos elevados y no se confía en la veracidad.

Para poder revertir todas estas incidencias nuestra estrategia fue:

1. Identificar procesos.
2. Identificar los controles.
3. Identificar a los dueños de los procesos.
4. Identificar que los controles existan y sean funcionales.
5. La contabilidad tendrá integraciones en cada rubro financiero.
6. Conciliar contabilidad con la documentación y con los responsables.
7. Reuniones con los responsables para que aprueben el saldo final.
8. Entregar nuestra carta de resultados.

Comento todo esto, ya que es un proyecto que cobraremos, y tiene un costo financiero. Pero este daño financiero no es nuestra paga.

1. El pago de sueldos de los encargados en los procesos que no hicieron su trabajo (GASTO).
2. El costo de las transacciones no cobradas (GASTO).
3. El costo de transacciones no pagadas y ahora tienen recargos (GASTO).
4. El costo de volver a capturar contabilidad y calcular impuestos (GASTO).
5. Si debe correr empleados, dejaron hacer antigüedad y cuesta más dar las bajas necesarias (GASTO).
6. La inversión de los sistemas tecnológicos no serán recuperables por el momento.

Existen muchos parámetros para saber si una empresa crece, como puede ser, la variación en el incremento de ingresos, el número de empleados, el valor de los activos, la cantidad de países en los que se tiene presencia, el monto en efectivo utilizable, etc.

Pues bien, usted debe entender el historial de su compañía, y esto en se encuentra en el estado de situación financiera dónde aparecen los número acumulados. A groso modo, el estado de situación financiera se interpreta de la siguiente manera:

[eckosc_quote quote=”ACTIVO ES IGUAL = A LA SUMA DE PASIVO + CAPITAL” source=”” url=”” pull=”false”]

En la columna izquierda, o la que dice TOTAL DE ACTIVO, ese total está conformado por los bienes de la compañía, es decir, su inversión y cobranza en efectivo, que puede usar en cuanto se requiera; muestra el apartado de cuentas a cobrar, todos los bienes como inversiones en inventario, inversiones en equipo o mobiliario y en algunas ocasiones bienes intangibles como puede ser una póliza de seguros.

La columna del lado derecho muestra la SUMA DE PASIVO + CAPITAL.

Es importante mencionar que en el “Total del Activo” usted podría darse cuenta si es o no, una empresa de mucho crecimiento, pero el análisis no termina ahí. Al tener PASIVOS, estos montos son adeudos a terceros que nos ofrecen servicios o productos que son necesarios para realizar las operaciones de la compañía. A lo que el efecto real del análisis de hoy es restarle el monto del PASIVO al TOTAL DE ACTIVO.

Esa pequeña diferencia es lo que realmente vale su compañía, ya que, si hoy cerrara operaciones, la interpretación es como se menciona; los bienes de los que la compañía es dueña, deberán cubrir los adeudos de las personas que confiaron en el proyecto y que le dieron vida.

Recomendamos que si usted tiene un apartado de pasivos, valdría la pena hacer un plan de pago para disminuir lo antes posible los más antiguos. Pero no deje de trabajar con el capital de terceros, genere operaciones a cobrar a muy corto plazo y cobranza efectiva para no dejar casi partidas a crédito por cobrar.

Es un rubro interesante de entender para el empresario, si usted es dueño de un negocio que tiene caballos para correr o para obtener de ellos muestras de plasma, como semental ó como exhibición.

Aunque no lo crea, el tratamiento o el apartado de presentación en el estado financiero es distinto con base a la tarea desempeñada por el caballo.

• Puede ser un “activo semoviente”: si su objetivo de vida es reproducirse o que se genere un producto indirectamente de éste.
• Inventario: si la venta es de caballos de cierto tipo de características.
• Activo fijo: si por la actividad es dar paseos en zonas turísticas.

El tratamiento financiero y fiscal es diferente para cada rubro.

Si existiera el caso en el que se comercializará su carne, ese activo semoviente recibe un valor, y se da un costo en los estados financieros al momento de dicha comercialización.

Recomendamos a todas las empresas de Agroindustrias analicen el tipo de actividad a la que son destinados los animales.

Permítanme contarles una historia real en donde, vaya que había dinero.

Esta historia transcurre en el año 2014-2015, cuando conocí a un empresario de formación profesional como contador (inconclusa). Este emprendedor, por apoyo al negocio de la familia de su esposa aprendió a comercializar carne de cerdo y de res en una de las zonas de mayor comercio de dicho producto.

En el negocio se manejaba mucho flujo de efectivo y tenía excelentes ventas diarias de lunes a domingo, era una empresa que vendía sola, por la ubicación y por el producto; no tenía en ningún momento que invertir en campañas de publicidad. Pues bien, a pesar de tener tan valiosas entradas de efectivo, el empresario se manejaba como mucha gente lo hace, solo tomaba decisiones con base a los flujos y no analizaba la tendencia de las cifras en la Información Financiera, y ustedes dirán:

“Es porque son las necesidades que tiene el negocio” … si y no. Me explico: si ustedes sólo quieren tener un empleo que genere ingresos para los gastos normales de una familia, adelante. Pero si buscan crecimiento, deben planearlo, entender las cifras y tomar decisiones a largo plazo.

Cuando llegue a la empresa, la operación era normal en la parte de la tienda, y en la zona de carga los empleados trabajaban de modo normal. Pero, cuando me dejaron entrar a la oficina, ¡vaya que impresión! todo el dinero o el flujo de efectivo estaba en las mesas dónde se suponía estaba lo que debía ser el área contable.

El cliente nos buscaba para realizar actualización de varios años de atraso en la contabilidad.

¡Vaya!, gran error, se estaba operando sin análisis de la información financiera.

Si nuestra oferta de valor fuera solo “capturar y emitir cifras e impuestos”, eso sería un servicio normal: decidimos hacer un análisis. Nos dimos cuenta de que el empresario pagaba cuando los proveedores iban a tocar su puerta, y así sin planeación, No tenía encargados, No contaba con procesos bien definidos en la operación de su compañía, no conocía las cifras reales de su negocio.

Pues bien observamos y dimos algunos comentarios, los cuáles fueron:

1. Falta de procesos operativos y contables.
2. Falta de controles
3. Falta de personal responsable supervisor.
4. Falta de seguridad en el resguardo del efectivo.
5. Actualización de la información financiera para entender la operación de la compañía.

Recomendamos que se pusieran en práctica los siguientes métodos y se revisaron todos los procesos, de lo que resultó:

1. Ingresos: cuentas por cobrar y efectivo.
2. Compras.
3. Almacén y costo de ventas.
4. Nóminas
5. Cierre de estados financieros.

Para cada proceso detallamos las labores, recomendamos CONTROLES, se vigiló durante cierto tiempo que los controles existieran y fueran funcionales.

Definimos responsables, se ajusto el salario de los supervisores, si bien a corto plazo era un gasto, al largo plazo era mayor el ahorro, para no perder dinero por robos, desperdicios y/o mermas en los productos.

Evidentemente, actualizamos la contabilidad a la fecha reciente dónde se estaban tomando las decisiones de crecimiento. Pues déjeme decirles de que sirvió hacer esa actualización y el resultado.

1. La compañía al comercializar productos alimenticios, la tasa de IVA es del 0%, y todos los gastos de la compañía son al 16%, entonces se contaba con una cantidad importante a recuperar, financieramente este monto representa un ingreso para el emprendedor. Eso lo sabía el empresario, pero no sabía cuánto solicitar, ni como integrarlo.
2. El empresario obtuvo los montos de apalancamiento recibido por terceros, se planearon pagos de manera semanal, decidimos destinar un monto de efectivo a la semana e ir pagado por antigüedad y un monto menor para las necesidades diarias del negocio. Pronto disminuyo el rubro de pagos. Así como disciplinarse con los Proveedores más importantes.
3. La compañía comenzó a invertir en crecimiento: activos, invirtió en nuevas sucursales, creció en número de personas, evidentemente al tener más herramientas se incrementaron las ventas.
4. El área financiera obtuvo control y los resultados de nuestra participación fueron tomadas en cuenta para ver la tendencia en los meses que normalmente bajaba la operación, se tomaron alternativas para que no bajaran los volúmenes de ventas.

El empresario aprendió que a través de la información financiera que podía tomar decisiones, adaptándola a un negocio de éxito que no tenía crecimiento. La compañía hoy día sigue operando y ha dejado de obtener el producto principal de un tercero y ha invertido en el abastecimiento propio por la inversión en granjas al norte del país.

Si el empresario no hubiera tenido el conocimiento oportuno de su negocio hablaríamos de pérdida de los flujos por los malos manejos en los pagos, no tener responsabilidades en el manejo de efectivo, el no tener capital para pagar a terceros hubiera sido fatal, y tantos vicios que hubieran hecho que la compañía cerrara, y en lugar de hablar de un caso de éxito, hablaríamos de una empresa que cerró.

Debes comprender el por qué le debes dedicar tiempo y/o asignar parte de tu presupuesto para realizarlo. O simplemente cumplir con los controles con el proceso de almacén–costo de ventas.

Lo mencionamos y recomendamos por lo siguiente:

1. Por obligación fiscal.
2. Por control financiero.

La obligación fiscal se encuentra en la Ley de ISR, y por control financiero nos referimos a  tener certeza en las cifras al cierre, confiabilidad, identificar robos y mermas, cumplimiento de controles de aseguramiento del rubro.

Por ley debes realizar el inventario al menos un mes antes del cierre del ejercicio y financieramente, dependes de las operaciones en volumen que su negocio emane. Si tiene una operación rutinaria en la que diariamente entren y salgan diferentes mercancías, la valuación deberá analizarse si se realiza de forma mensual, trimestral o semestral.

Aspectos para cuidar por el equipo de Inventarios de la empresa:

• Conocer el tipo de mercancías.
• Que todos los productos tengan marbetes identificados por un código.
• Realizar de dos a tres conteos TOTALES, en los casos de diferencias hasta un cuarto conteo.
• El resultado de los conteos deberá ser aprobado por el responsable de almacén y el contador o en cargado de finanzas.

Aspectos que deben cuidar los terceros a una empresa (Independientes)

• Solicitar el listado de productos a contar.
• Realizar los cálculos para determinar el número de partidas a revisar.
• Se recomienda hacer dos tipos de conteos, de listado a piso y de piso a listado.
• Notificar diferencias, si el revisor cree pertinente realizar más pruebas o participar en el total del conteo, es bajo su riesgo.
• El auditor deberá firmar y emitir un reporte de los conteos realizados.
• Realizar la conexión de cifras dependiendo el día del conteo.
• Realizar el corte de formas al final del periodo e inicio del período inmediato posterior.

¡Hola empresario!

Es bueno que tengas clara la idea de información financiera. Es muy importante para el curso de los proyectos entender la información financiera que emana de la contabilidad.

Normalmente ese resultado será presentado en cuatro estados financieros y en las notas de aclaración de los mismos.

1. Estado de situación financiera
2. Estado de resultados
3. Estado de cambios en el capital contable
4. Estado de flujos de efectivo
5. Notas a los estados financieros

Atenderemos dudas y las formas prácticas de interpretación en publicaciones posteriores, por el momento debes entender aspectos generales.

1. Estado de situación financiera (Balance General): Este reporte muestra el resultado acumulado de la historia de su negocio, y el neto de los diferentes rubros que lo componen; muestra el saldo a una fecha.
2. Estado de resultados: Es el efecto de las operaciones de un ejercicio (un año normalmente), en él puedes ver el efecto de las transacciones que afectan INGRESOS MENOS COSTOS Y DIVERSOS GASTOS, ese resultado genera utilidad o pérdida.
3. Estado de cambios en el capital contable: La interpretación de este estado financiero es el historial de las aportaciones en capital, adicionado de los resultados de cada ejercicio (utilidad ó pérdida), donde se muestra el efecto de reservas en caso de aplicar.
4. Estado de flujos de efectivo: Es el estado financiero que muestra el apalancamiento financiero por prestamos o por terceros como pueden ser proveedores o acreedores, el resultado financiero resulta en el efectivo de pronta utilización que tiene la compañía.
5. Notas a los estados financieros: Los cuatro estados financieros tienen rubros que merecen explicación por lo complejo de la partida y/o por lo representativo del monto.

De todos los estados financieros, los expertos toman conceptos y cifras para explicar por medio de formulas las tendencias actuales del negocio.

Contabilidad solo es la manera de registrar las operaciones que suceden en el negocio, por lo que recomendamos que el empresario entienda los conceptos que se muestran y no se base solo en las entradas y salidas de efectivo, eso solo es un apaga fuegos para llevar un negocio que planea crecer. Si maneja las operaciones de su negocio con el flujo solo se encontrará en una rueda de ratón.

Independientemente a lo que usted se dedique, si es empleado o tiene su propio negocio, para retirar dinero o recibir un pago, éste debe pasar un filtro de “pago de caseta” ante las autoridades. El ejemplo que utilizaremos en este artículo será sobre un ingreso de $100,000.00 pesos mexicanos, y con esto usted sabrá el rubro donde se encuentra hoy.

Aquí le mostramos la manera y el tiempo que debe tener ganando ese dinero. En el cuadro se puede ver “Percepciones” vs “Deducciones”.

1. Sueldos y salarios
2. Asimilados a Sueldos y salarios
3. Honorarios por Servicios Profesionales o Empresariales.

Nota: El cálculo de las retenciones no lo incluyo en esta nota, es con cifras reales al día de hoy en 2018.

Puede ser que ganes sobre uno o los tres rubros

Tomemos en cuenta que consigue un sueldo de $100,000.00 pesos mexicanos mensuales dentro los tres rubros. Usted sabrá el tiempo necesario para obtener el puesto que le pague ese sueldo en una empresa para la que este contratado. O bien, puede definir su operación en una empresa propia. Estos Ingresos son Mensuales.

Si usted se encuentra en uno de los rubros, la forma de sumar los montos ahorrados son los siguientes:

Es necesario tomar en cuenta el tiempo que le llevo generar los ingresos que ya obtuvo. Ahora tiene que soportar estos años para llegar al millón siempre y cuando siga los lineamientos que los asesores de Riqueza mencionan constante que es el ahorrar el 50% de sus Ingresos. Creo que el sueño se puede hacer más real viendo números. Y puede extrapolarlo al Ingreso mensual que usted tiene. Esto sin mencionar que el dinero actualmente no vale lo que valdrá en 5 años, por efectos Inflacionarios. Y debe tomar en cuenta los gastos financieros por resguardo de su dinero.

Es real que puede conseguir Créditos Bancarios o Prestamos de Inversionistas pero dichos montos generan cargos por intereses. Así que estos rubros te sirven para entender el pago de caseta que deben pagar tus ingresos antes de estar en tu cuenta de ahorro.

En verdad queremos que consigas tus sueños, pero nuestro trabajo es prevenirte con números y lineamientos de lo que se debe hacer de un modo legal.