26 Nov
Permítanme contarles una historia real en donde, vaya que había dinero.
Esta historia transcurre en el año 2014-2015, cuando conocí a un empresario de formación profesional como contador (inconclusa). Este emprendedor, por apoyo al negocio de la familia de su esposa aprendió a comercializar carne de cerdo y de res en una de las zonas de mayor comercio de dicho producto.
En el negocio se manejaba mucho flujo de efectivo y tenía excelentes ventas diarias de lunes a domingo, era una empresa que vendía sola, por la ubicación y por el producto; no tenía en ningún momento que invertir en campañas de publicidad. Pues bien, a pesar de tener tan valiosas entradas de efectivo, el empresario se manejaba como mucha gente lo hace, solo tomaba decisiones con base a los flujos y no analizaba la tendencia de las cifras en la Información Financiera, y ustedes dirán:
“Es porque son las necesidades que tiene el negocio” … si y no. Me explico: si ustedes sólo quieren tener un empleo que genere ingresos para los gastos normales de una familia, adelante. Pero si buscan crecimiento, deben planearlo, entender las cifras y tomar decisiones a largo plazo.
Cuando llegue a la empresa, la operación era normal en la parte de la tienda, y en la zona de carga los empleados trabajaban de modo normal. Pero, cuando me dejaron entrar a la oficina, ¡vaya que impresión! todo el dinero o el flujo de efectivo estaba en las mesas dónde se suponía estaba lo que debía ser el área contable.
El cliente nos buscaba para realizar actualización de varios años de atraso en la contabilidad.
¡Vaya!, gran error, se estaba operando sin análisis de la información financiera.
Si nuestra oferta de valor fuera solo “capturar y emitir cifras e impuestos”, eso sería un servicio normal: decidimos hacer un análisis. Nos dimos cuenta de que el empresario pagaba cuando los proveedores iban a tocar su puerta, y así sin planeación, No tenía encargados, No contaba con procesos bien definidos en la operación de su compañía, no conocía las cifras reales de su negocio.
Pues bien observamos y dimos algunos comentarios, los cuáles fueron:
- Falta de procesos operativos y contables.
- Falta de controles
- Falta de personal responsable supervisor.
- Falta de seguridad en el resguardo del efectivo.
- Actualización de la información financiera para entender la operación de la compañía.
Recomendamos que se pusieran en práctica los siguientes métodos y se revisaron todos los procesos, de lo que resultó:
- Ingresos: cuentas por cobrar y efectivo.
- Compras.
- Almacén y costo de ventas.
- Nóminas
- Cierre de estados financieros.
Para cada proceso detallamos las labores, recomendamos CONTROLES, se vigiló durante cierto tiempo que los controles existieran y fueran funcionales.
Definimos responsables, se ajusto el salario de los supervisores, si bien a corto plazo era un gasto, al largo plazo era mayor el ahorro, para no perder dinero por robos, desperdicios y/o mermas en los productos.
Evidentemente, actualizamos la contabilidad a la fecha reciente dónde se estaban tomando las decisiones de crecimiento. Pues déjeme decirles de que sirvió hacer esa actualización y el resultado.
- La compañía al comercializar productos alimenticios, la tasa de IVA es del 0%, y todos los gastos de la compañía son al 16%, entonces se contaba con una cantidad importante a recuperar, financieramente este monto representa un ingreso para el emprendedor. Eso lo sabía el empresario, pero no sabía cuánto solicitar, ni como integrarlo.
- El empresario obtuvo los montos de apalancamiento recibido por terceros, se planearon pagos de manera semanal, decidimos destinar un monto de efectivo a la semana e ir pagado por antigüedad y un monto menor para las necesidades diarias del negocio. Pronto disminuyo el rubro de pagos. Así como disciplinarse con los Proveedores más importantes.
- La compañía comenzó a invertir en crecimiento: activos, invirtió en nuevas sucursales, creció en número de personas, evidentemente al tener más herramientas se incrementaron las ventas.
- El área financiera obtuvo control y los resultados de nuestra participación fueron tomadas en cuenta para ver la tendencia en los meses que normalmente bajaba la operación, se tomaron alternativas para que no bajaran los volúmenes de ventas.
El empresario aprendió que a través de la información financiera que podía tomar decisiones, adaptándola a un negocio de éxito que no tenía crecimiento. La compañía hoy día sigue operando y ha dejado de obtener el producto principal de un tercero y ha invertido en el abastecimiento propio por la inversión en granjas al norte del país.
Si el empresario no hubiera tenido el conocimiento oportuno de su negocio hablaríamos de pérdida de los flujos por los malos manejos en los pagos, no tener responsabilidades en el manejo de efectivo, el no tener capital para pagar a terceros hubiera sido fatal, y tantos vicios que hubieran hecho que la compañía cerrara, y en lugar de hablar de un caso de éxito, hablaríamos de una empresa que cerró.
